「伝わるメール」の心得

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「完全な」指示メール (2005/1/26)
仕事の指示がもっとも厳格に行われていそうな軍隊ではどのように指示をしているのでしょうか。
手元にある『決断の法則 ― 人はどのようにして意思決定するのか?』からの抜書きによると、確実な指示文書は下記のように構成されているべきとのこと。(たしかこの構成が米軍の指示書で使われているというような文脈だったと思うのですが…詳細は失念)


・仕事の目的(より高いレベルの目標)
・仕事の目標(望ましい結果のイメージ)
・計画の一連の手順
・計画の論理的根拠
・行うべき重要な決定
・反目標(望ましくない結果)
・制約及びその他の注意点

ここまで網羅するとなると面倒なので、つい電話やミーティングにしたくなります。しかしなぜミーティングにしたくなるかというと、上記のような情報を相手(部下)に聞き書きしてもらえるからなんですよね。
相手は自分ではないので、その段階で大きな食い違いが起きたりします。ということは、ミーティングで伝えるにせよ上記のような情報は自分で書いてまとめてみるべきということでしょう。

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